Struktur gewinnt: Bessere Messenger-Nachrichten im Beruf

Ob Microsoft Teams, Slack oder WhatsApp: Die meisten von uns nutzen im Verlauf eines typischen Arbeitstages mindestens einen Messenger, um mit Kollegen oder Kunden, Vorgesetzten oder vielleicht auch den Azubis zu kommunizieren. Und es wird auch sicher niemand abstreiten, dass eine schnelle Chat-Nachricht auch im Berufsleben einige Vorteile hat. Anders als bei einem Anruf spielt der Geräuschpegel in unserer Umgebung für die Verständlichkeit im Chat keine Rolle – und es muss auch niemand darauf warten, dass das Gegenüber seine E-Mails abruft.

Um Missverständnisse zu vermeiden und auch im virtuellen Raum den professionellen Ton aufrechtzuerhalten, ist jedoch ein bewusster Umgang mit den besonderen Eigenschaften eines Messenger-Dialogs unerlässlich. Besonders wichtig: Struktur – denn sonst wird der Chatverlauf schnell unübersichtlich.

🔹Betreffzeilen erleichtern die Navigation🔹

Im ersten Moment klingt das jetzt vielleicht ein bisschen ungewohnt, aber eine der größten Schwierigkeiten an der Kommunikation in Messengern besteht nun einmal darin, dass es nur einen einzigen Thread gibt, der immer weiter läuft. Wer in einem Chatverlauf nach etwas ganz Bestimmtem sucht, hat zwei Möglichkeiten: Scrollen und genau hinschauen – oder mit der Suchfunktion nach Schlagworten suchen, die mit dem Thema zu tun haben.

Beides fällt deutlich leichter, wenn wichtige Nachrichten eine fettgedruckte Betreffzeile haben. Dadurch gibt es schon einmal den klaren Eyecatcher, der sagt: Hier steht etwas Wichtiges. Sind diese Betreffzeilen möglichst genau formuliert – also z. B. „Team-Meeting am 02.10.2024“ statt einfach nur „Meeting“ –, lässt sich der Chatverlauf auch gleich viel besser durchsuchen.

🔹Zusammenfassungen sichern Ergebnisse🔹

Am Ende lange Nachrichten und auch immer dann, wenn zu einem Thema bereits eine Entscheidung getroffen wurde, lohnt es sich, eine kurze Zusammenfassung zu schreiben. Wer nicht die gesamte Konversation verfolgt hat, kann sich so schnell updaten, ohne alles lesen zu müssen. Das ist vor allem in Team-Chats hilfreich für den Überblick.

Darüber hinaus kann eine solche Zusammenfassung auch als Gedächtnisstütze dienen. Selbst wenn Sie vor wichtigen Terminen nicht die Zeit haben, noch einmal den gesamten Chatverlauf durchzugehen, haben Sie so schnell den aktuellen Stand der Dinge wieder vor Augen. Besonders praktisch ist dabei übrigens, wenn alle Zusammenfassung dieselbe Überschrift haben, etwa „Das Wichtigste auf einen Blick“: So sind sie per Suchfunktion schnell gefunden.

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