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Souverän mit Beschwerden umgehen

Professionelles Beschwerdemanagement ist eine Kunst für sich. Niemand lässt sich gern kritisieren – doch wer Beschwerden mit dem richtigen Maß an Offenheit begegnet, stärkt nicht nur die Kundenbindung, sondern gewinnt auch Sensibilität für die eigenen Stärken und Schwächen.

Wir haben uns mit Kommunikationsexperten aus der Region Neckar-Alb darüber unterhalten, wie konstruktiver Umgang mit Beschwerden aussehen kann. Drei Tipps für die Berufspraxis.

Nicht abschmettern

Fühlen wir uns angegriffen, liegt es schließlich nahe, uns zu verteidigen oder gar zum Gegenangriff überzugehen. Im Fall einer Kundenbeschwerde führt aber gerade dieser Reflex schnell zur Eskalation – schließlich lässt sich niemand gern mit Sätzen wie „das kann nicht sein“ oder „das sehen Sie falsch“ abschmettern.

Deshalb ist es ratsam, die Aussage des Kunden zunächst nicht anzuzweifeln. Stattdessen begegnen wir der Beschwerde wie einer Bitte um Hilfe: Mit Einladungen wie „lassen Sie uns das doch einmal gemeinsam anschauen“ signalisieren wir, dass wir unser Gegenüber ernst nehmen, ohne uns dabei auf ein klares Statement festzulegen.

Perspektive wechseln

Um eine Beschwerde zu bearbeiten, müssen wir wissen, wo das Problem liegt. Das mag trivial klingen, erweist sich aber oft als der große Knackpunkt im Beschwerdemanagement. Versalzenes Essen, eine vertauschte Bestellung oder lange Wartezeiten: Wenn es um Betriebsabläufe und Produkte geht, die wir an einem klar nachvollziehbaren Soll-Zustand messen können, fällt es uns meist leichter, herauszufinden, was einen Kunden stört. 

Kniffliger wird es, wenn es weniger um das Was und mehr um das Wie geht. Was dem einen als korrektes Verhalten erscheint, kann auf den anderen unhöflich oder gar beleidigend wirken. Sehen wir das Problem nicht auf Anhieb, ist daher ein Perspektivenwechsel und gezieltes Nachfragen angesagt: Von welchem Soll-Zustand geht der Kunde eigentlich aus?

Grenzen ziehen

Der Kunde ist König? Ja und nein. Selbstverständlich ist es wichtig, Beschwerden mit einem gewissen Maß an kritischer Selbstreflexion zu begegnen. Selbst Profis unterlaufen manchmal Fehler – und auch wenn es uns keine Freude bereitet, darauf hingewiesen zu werden: Konstruktiver Umgang mit Beschwerden sichert nicht nur die Kundenzufriedenheit, sondern trägt auch zu unserer beruflichen Weiterentwicklung bei.

Die Voraussetzung dafür ist allerdings ein sachliches Gespräch. Ist das partout nicht möglich, gilt: Freundlich aber bestimmt eine Grenze ziehen. „Lassen Sie uns bitte sachlich über diese Angelegenheit sprechen“ – und wenn das nicht geht, darf die Diskussion an dieser Stelle auch enden.

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