Die Kunst der E-Mail-Kommunikation

E-Mails nehmen einen großen Raum im Arbeitsalltag ein – in Zeiten von Homeoffice und flexiblen Arbeitszeiten mehr denn je. Gleichzeitig sind sie aber auch besonders anfällig für Missverständnisse.

Was das für die Kommunikation im Beruf bedeutet? Darüber hat sich Nadine Wilmanns für das TOP Arbeitgeber Magazin mit Wirtschafts- und Gründermediatorin Manuela Zehender unterhalten. Hier sind drei Tipps, die sie aus dem Gespräch mit der Expertin mitgenommen hat.

🔹 Tipp #1: Mehr persönliche Gespräche🔹

„Wir schreiben zu viel und sprechen zu wenig“, findet Manuela Zehender. Auch wenn sie bequemer erscheinen mag, sollte die E-Mail nicht die erste Wahl sein, denn wichtige Informationen wie Stimmung, Gestik und Mimik werden hier nicht übermittelt. Ein Telefonat oder – noch besser – das persönliche Gespräch seien daher im Allgemeinen zu bevorzugen.

„Gleichzeitig spart ein Telefonat unheimlich viel Zeit. Die Info, die ich in zehn Sätzen schreibe, kann ich in dreißig Sekunden am Telefon übermitteln“, fügt Zehender hinzu. „Außerdem kann es gut sein, dass der Angerufene die Sache direkt erledigt, wenn ich ihn schon mal am Telefon habe.“

🔹 Tipp #2: Verbindlichkeit schaffen🔹

Viele Fach- und Führungskräfte bevorzugen bei wichtigen Themen E-Mails, um sich schriftlich abzusichern. Das geht aber auch bei Gesprächen – und zwar mit einer Folgenachricht. „Ich fasse das, was wir besprochen haben, noch mal kurz in einer E-Mail für uns zusammen“, gibt Zehender als Beispiel dafür, wie sich die Vorteile von E-Mail und persönlichem Gespräch kombinieren lassen.

Wenn eine Antwort erwartet wird, empfiehlt die Expertin außerdem, die E-Mail mit einer positiven Erwartungshaltung abzuschließen, etwa mit „Ich freue mich auf eine Rückmeldung bis …“ So ist auch der Zeitpunkt klar, an dem man nachhaken kann, sollte bis dahin keine Antwort vorliegen.

🔹 Tipp #3: Perspektivenwechsel🔹

Vor dem Senden einer E-Mail empfiehlt Manuela Zehender einen Perspektivenwechsel: „Hätte ich Lust, mich mit dem Inhalt zu befassen, wäre ich der Empfänger?“ Dabei sollte man auch bedenken, welchen Stil das Gegenüber selbst verwendet und vielleicht auch von uns erwartet.

„Männer schreiben übrigens oft anders als Frauen“, verrät Zehender. „Während Männer in der Regel kurz und knapp auf den Punkt kommen, schmücken Frauen ihre E-Mails gerne mit ›Wie geht es dir‹ und Ähnlichem aus.“

💡 Über den Beitrag

Dieser Text zeigt für #REGIOALBJOBS adaptierte Ausschnitte aus dem Artikel „Die Kunst der E-Mail-Kommunikation“, den Nadine Wilmanns 2021 für das TOP Arbeitgeber verfasst hat.

Folgen Sie uns auf Social Media:

Weitere Blogbeiträge

Elternzeit in Deutschland: Nach wie vor Frauensache?

Wer in Elternzeit geht, verdient danach meist weniger als die Kollegen, die auf Elternzeit verzichten. Das hängt u.a. damit zusammen, dass Eltern, die mehr als zwei Monate in Elternzeit waren, anschließend häufiger in Teilzeit arbeiten. Und obwohl Studien zeigen, dass dieser Effekt durchaus auch Männer betrifft, gehen weiterhin vor allem Frauen in Elternzeit.

Altersmedizin – Auf Schicht mit Julia Wagermaier

Julia Wagermaier ist Pflegefachfrau, auch wenn der Beruf noch »Krankenschwester« genannt wurde, als sie ihre Ausbildung gemacht hat. Seit 2011 arbeitet sie in der Tropenklinik Paul-Lechler-Krankenhaus in Tübingen – vor allem im Bereich der Alters- und Palliativmedizin. GEA-Redakteur Daniel Zabota hat sie bei einer Schicht begleitet.

Pädagogische Fachkraft werden: Klassische Ausbildung oder PiA?

Wer Pädagogische Fachkraft werden möchte, hat die Wahl – klassische Berufsausbildung im dualen System oder PiA? Iris Kreppenhofer (GEA) hat sich im Februar 2025 für ein Job-Special mit Julian Schmid (28) vom Kinderhaus Brühlstraße in Metzingen unterhalten. Dabei kamen sie auch auf die beiden unterschiedlichen Ausbildungswege zu sprechen.

Vielseitige Arbeit mit Kindern

Julian liebt seinen Beruf: »Es ist schön, mit Kindern zu arbeiten«, sagt die Pädagogische Fachkraft, wie Erzieher heute genannt werden. Wenn der 28-Jährige von seinen vielseitigen Aufgaben erzählt, ist klar, dass sich in diesem Beruf enorm viel verändert hat. Einfach nur mit Kindern spielen und mal Streit schlichten? Von wegen. Frühförderung ist ein zentrales Thema in Einrichtungen wie dem Kinderhaus Brühlstraße, einem Vorzeigeobjekt der Stadt Metzingen. Die 90 Kinder sind in vier Gruppen eingeteilt, je zwei Pädagogische Fachkräfte unter Leitung von Carolin Merkle betreuen die Drei- bis Sechsjährigen. Unter ihnen ist Julian Schmid zwar der einzige Mann – ein weiterer ist noch in Ausbildung –, aber das sieht er als Vorteil.

Jeder zweite Arbeitnehmer wäre 2025 wechselbereit

Seit 2001 erscheint einmal im Jahr der „Gallup Engagement Index Deutschland“, eine groß angelegte Studie, die sichtbar machen soll, wie Arbeitnehmer in Deutschland zu den Unternehmen stehen, für die sie tätig sind. Erst vor wenigen Tagen erschien die neueste Ausgabe – und die Ergebnisse des Engagement Index 2024 beschäftigen nun Personalabteilungen in ganz Deutschland. Denn diese Studie zeigt: Jeder zweite Arbeitnehmer wäre 2025 einem Jobwechsel nicht abgeneigt.

Der Teufelskreis der unbesetzten Stellen

Vom Handwerk über die Pflege bis hin zu MINT-Berufen: Vielen Unternehmen in Deutschland fällt es schwer, offene Stellen zeitnah wieder zu besetzen. Für das bestehende Team kann das zur Belastungsprobe werden. Je dünner die Personaldecke, desto größer ist oft auch die Arbeitslast, die auf die verbleibenden Mitarbeitern verteilt werden muss. Die Folgen: Steigendes Burnout-Risiko und hohe Wechselbereitschaft.