Die Kunst der E-Mail-Kommunikation

E-Mails nehmen einen großen Raum im Arbeitsalltag ein – in Zeiten von Homeoffice und flexiblen Arbeitszeiten mehr denn je. Gleichzeitig sind sie aber auch besonders anfällig für Missverständnisse.

Was das für die Kommunikation im Beruf bedeutet? Darüber hat sich Nadine Wilmanns für das TOP Arbeitgeber Magazin mit Wirtschafts- und Gründermediatorin Manuela Zehender unterhalten. Hier sind drei Tipps, die sie aus dem Gespräch mit der Expertin mitgenommen hat.

🔹 Tipp #1: Mehr persönliche Gespräche🔹

„Wir schreiben zu viel und sprechen zu wenig“, findet Manuela Zehender. Auch wenn sie bequemer erscheinen mag, sollte die E-Mail nicht die erste Wahl sein, denn wichtige Informationen wie Stimmung, Gestik und Mimik werden hier nicht übermittelt. Ein Telefonat oder – noch besser – das persönliche Gespräch seien daher im Allgemeinen zu bevorzugen.

„Gleichzeitig spart ein Telefonat unheimlich viel Zeit. Die Info, die ich in zehn Sätzen schreibe, kann ich in dreißig Sekunden am Telefon übermitteln“, fügt Zehender hinzu. „Außerdem kann es gut sein, dass der Angerufene die Sache direkt erledigt, wenn ich ihn schon mal am Telefon habe.“

🔹 Tipp #2: Verbindlichkeit schaffen🔹

Viele Fach- und Führungskräfte bevorzugen bei wichtigen Themen E-Mails, um sich schriftlich abzusichern. Das geht aber auch bei Gesprächen – und zwar mit einer Folgenachricht. „Ich fasse das, was wir besprochen haben, noch mal kurz in einer E-Mail für uns zusammen“, gibt Zehender als Beispiel dafür, wie sich die Vorteile von E-Mail und persönlichem Gespräch kombinieren lassen.

Wenn eine Antwort erwartet wird, empfiehlt die Expertin außerdem, die E-Mail mit einer positiven Erwartungshaltung abzuschließen, etwa mit „Ich freue mich auf eine Rückmeldung bis …“ So ist auch der Zeitpunkt klar, an dem man nachhaken kann, sollte bis dahin keine Antwort vorliegen.

🔹 Tipp #3: Perspektivenwechsel🔹

Vor dem Senden einer E-Mail empfiehlt Manuela Zehender einen Perspektivenwechsel: „Hätte ich Lust, mich mit dem Inhalt zu befassen, wäre ich der Empfänger?“ Dabei sollte man auch bedenken, welchen Stil das Gegenüber selbst verwendet und vielleicht auch von uns erwartet.

„Männer schreiben übrigens oft anders als Frauen“, verrät Zehender. „Während Männer in der Regel kurz und knapp auf den Punkt kommen, schmücken Frauen ihre E-Mails gerne mit ›Wie geht es dir‹ und Ähnlichem aus.“

💡 Über den Beitrag

Dieser Text zeigt für #REGIOALBJOBS adaptierte Ausschnitte aus dem Artikel „Die Kunst der E-Mail-Kommunikation“, den Nadine Wilmanns 2021 für das TOP Arbeitgeber verfasst hat.

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