Struktur gewinnt: Bessere Messenger-Nachrichten im Beruf

Ob Microsoft Teams, Slack oder WhatsApp: Die meisten von uns nutzen im Verlauf eines typischen Arbeitstages mindestens einen Messenger, um mit Kollegen oder Kunden, Vorgesetzten oder vielleicht auch den Azubis zu kommunizieren. Und es wird auch sicher niemand abstreiten, dass eine schnelle Chat-Nachricht auch im Berufsleben einige Vorteile hat. Anders als bei einem Anruf spielt der Geräuschpegel in unserer Umgebung für die Verständlichkeit im Chat keine Rolle – und es muss auch niemand darauf warten, dass das Gegenüber seine E-Mails abruft.

Um Missverständnisse zu vermeiden und auch im virtuellen Raum den professionellen Ton aufrechtzuerhalten, ist jedoch ein bewusster Umgang mit den besonderen Eigenschaften eines Messenger-Dialogs unerlässlich. Besonders wichtig: Struktur – denn sonst wird der Chatverlauf schnell unübersichtlich.

🔹Betreffzeilen erleichtern die Navigation🔹

Im ersten Moment klingt das jetzt vielleicht ein bisschen ungewohnt, aber eine der größten Schwierigkeiten an der Kommunikation in Messengern besteht nun einmal darin, dass es nur einen einzigen Thread gibt, der immer weiter läuft. Wer in einem Chatverlauf nach etwas ganz Bestimmtem sucht, hat zwei Möglichkeiten: Scrollen und genau hinschauen – oder mit der Suchfunktion nach Schlagworten suchen, die mit dem Thema zu tun haben.

Beides fällt deutlich leichter, wenn wichtige Nachrichten eine fettgedruckte Betreffzeile haben. Dadurch gibt es schon einmal den klaren Eyecatcher, der sagt: Hier steht etwas Wichtiges. Sind diese Betreffzeilen möglichst genau formuliert – also z. B. „Team-Meeting am 02.10.2024“ statt einfach nur „Meeting“ –, lässt sich der Chatverlauf auch gleich viel besser durchsuchen.

🔹Zusammenfassungen sichern Ergebnisse🔹

Am Ende lange Nachrichten und auch immer dann, wenn zu einem Thema bereits eine Entscheidung getroffen wurde, lohnt es sich, eine kurze Zusammenfassung zu schreiben. Wer nicht die gesamte Konversation verfolgt hat, kann sich so schnell updaten, ohne alles lesen zu müssen. Das ist vor allem in Team-Chats hilfreich für den Überblick.

Darüber hinaus kann eine solche Zusammenfassung auch als Gedächtnisstütze dienen. Selbst wenn Sie vor wichtigen Terminen nicht die Zeit haben, noch einmal den gesamten Chatverlauf durchzugehen, haben Sie so schnell den aktuellen Stand der Dinge wieder vor Augen. Besonders praktisch ist dabei übrigens, wenn alle Zusammenfassung dieselbe Überschrift haben, etwa „Das Wichtigste auf einen Blick“: So sind sie per Suchfunktion schnell gefunden.

💌 GEA-Leser wissen mehr!

Wir liefern spannende Insights und praktische Tipps zu Themen aus dem Berufsleben direkt in Ihren Newsfeed. Folgen Sie uns auf LinkedIn, Facebook und Instagram – und entdecken Sie auf #REGIOALBJOBS.de die Top-Arbeitgeber der Region!

Folgen Sie uns auf Social Media:

Weitere Blogbeiträge

Berufliche und persönliche Erfüllung

»Wir arbeiten in einem schönen, sozialen Umfeld«, sagt Nicole Dilber. Sie ist Kundenberaterin bei der GWG Reutlingen und kennt das Unternehmen seit ihrer Kindheit: »Ich habe früher in einer GWG-Wohnung gelebt und fand den Grundgedanken immer interessant«, erzählt sie. »Die GWG ist kein typischer Vermieter – sie macht viel für Reutlinger Interessenten, Mieter und Eigentümer.« Vermieten, Verkaufen, Verwalten und Bauen sind die Kernaufgaben der Reutlinger Wohnungsgesellschaft. Sie ist der größte Wohnraumanbieter der Region und bietet mehr als 20.000 Menschen ein Zuhause sowie rund 150 Menschen einen sicheren Arbeitsplatz.

Ein guter Grund zum Bleiben

Für die Studie »Attracting Talent 2024«, durchgeführt im Auftrag von The Stepstone Group und Kienbaum, nahmen Anfang 2024 rund 7.290 Arbeitnehmer aus ganz Deutschland an einer groß angelegten Onlinebefragung teil. Die Ergebnisse zeigen: Wer einen Jobwechsel plant, schaut vermutlich zuallererst aufs Geld – und das in gleich zweifacher Hinsicht.

Eine gelebte Kultur des Miteinanders

Auf welche Benefits schwören Fach- und Führungskräfte in der Region Neckar-Alb? Für die neue Ausgabe des Top Arbeitgeber Magazins haben wir uns umgehört. In unserer Reihe „Benefits, die begeistern“ erzählt heute Alexandra Möck, was ihr das Arbeitsleben versüßt.

Die Liebe zur Mode zum Beruf machen

Wenn Evangelia Bourlaki über ihren Arbeitsalltag spricht, gerät sie direkt ins Schwärmen: »Ich bin seit 25 Jahren bei Zinser und freue mich nach wie vor auf jede neue Saison «, erzählt sie. Dabei sah der Plan ursprünglich ganz anders aus: Eigentlich wollte die gelernte Friseurin nur vorübergehend für das traditionsreiche Modehaus arbeiten, ein paar Wochen zur Überbrückung während einer Phase der beruflichen Neuorientierung. Doch dann entdeckte sie die Verkaufsberatung für sich – und der Rest ist eine wirklich schöne Geschichte.

Das TOP Arbeitgeber Magazin 2024 ist da!

In den vergangenen Jahren hat sich die Situation auf dem Arbeitsmarkt stark verändert: Weg vom Arbeitgebermarkt – hin zum Arbeitnehmermarkt. Während die Zahl der offenen Stellen steigt, sind die Bewerberzahlen in vielen Branchen schon seit geraumer Zeit rückläufig. Für alle, die den nächsten Schritt auf ihrem Karriereweg planen, kann das ein großer Vorteil sein, denn um vielversprechende Talente für sich zu gewinnen und langfristig zu binden, lassen sich Unternehmen so einiges einfallen.

Freiheitsmanagement: Fünf Tipps für mehr Struktur im Homeoffice

Homeoffice, das klingt erst einmal ausgezeichnet. Doch wer die vorgegebenen Abläufe eines Büroalltags gewohnt ist, kann sich schnell überfordert fühlen, wenn er plötzlich allein mit seinen Aufgaben zuhause sitzt. Hier sind fünf praxiserprobte Ideen für mehr Struktur.