Drei E-Mails, um einen einzigen Schritt weiterzukommen, weil immer etwas untergeht und in einer separaten Nachricht geklärt werden muss? Das geht auch einfacher. Hier sind drei praktische Tipps, mit denen Sie die Aufmerksamkeit der Empfänger strategisch durch Ihre E-Mails lenken.
1. Stellen Sie das Wichtigste an den Anfang
Kennen Sie schon BLUF? Diese Abkürzung steht für „Bottom Line Up Front“ – grob übersetzt: Die wichtigste Information gehört ganz an den Anfang. Das ist eine Idee, die ursprünglich aus der Militärkommunikation stammt, die darauf optimiert ist, Botschaften möglichst schnell und knackig zu vermitteln. Funktioniert aber im Arbeitsalltag genauso gut.
Machen Sie doch einfach bei der nächsten E-Mail selbst mal den Versuch und stellen Sie das Fazit – das, worum es eigentlich geht – direkt an den Anfang. Anstatt z.B. erst zu erklären, weshalb etwas getan werden muss, fangen Sie direkt mit dem to-do an. Das hilft vielbeschäftigten Mail-Empfängern dabei, auf einen Blick zu erfassen, worum es geht.
2. Wenn-dann beschleunigt Entscheidungsprozesse
Sie müssen sich per E-Mail mit Kollegen oder Vorgesetzten abstimmen? Dann ist es ratsam, direkt konkrete Vorschläge zu machen, damit sich die Korrespondenz nicht unnötig in die Länge zieht. Bei der Formulierung ist allerdings Vorsicht geboten: Offene Fragen wie „hat jemand einen Vorschlag, wie wir das lösen könnten?“ führen meist dazu, dass erst einmal ein Brainstorming-Prozess beginnt.
Wollen Sie das vermeiden und direkt zur Diskussion ganz konkreter Optionen übergehen, sind Wenn-dann-Formulierungen eine gute Wahl. „Wenn niemand etwas dagegen hat, können wir das wie folgt machen“ liefert einen klaren Vorschlag, lässt aber gleichzeitig durch das „Wenn“ genug Raum für Einspruch, falls doch jemand die Sache anders sieht.
3. Heben Sie wichtige Schlagworte hervor
In Ihrer Mail gibt es einen Abschnitt, den die Empfänger auf jeden Fall lesen sollten? Dann ist es Zeit für einen „shameless attention grabber“. Und das bedeutet, dass Sie hier irgendetwas ganz anders machen sollten als sonst: Schon beim ersten Öffnen der E-Mail muss es etwas geben, was den Blick der Leser auf diese Stelle im Text lenkt.
Das könnte z.B. ein fettgedrucktes Schlagwort sein, vielleicht sogar in einer anderen Farbe, um den Effekt zu steigern. Oder wie wär’s mit einer Zwischenüberschrift? Wenn das nichts Neues ist, weil Sie ohnehin immer optisch klar gegliederte Nachrichten versenden, können Emojis die Lösung sein. Das muss auch nicht flapsig wirken – es gibt ja auch Emojis wie 🔥✅🔶💡, die nur einen kleinen Farbakzent setzen.
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